Už jste slyšeli o netiketě? Její úroveň se může stát i vaší vizitkou

Naše komunikace se z velké části přesunula do virtuálního prostoru. A i když zde k dorozumívání využíváme mnoho nástrojů a způsobů, v písemné pracovní komunikaci stále hraje prim e-mail.

E-mailová komunikace zabírá v některých profesích výraznou část pracovního času. Její úroveň je nejen vizitkou odesílatelů, ale odráží i kvalitu pracovních vztahů.

Hrozba pro byznys?

Pokud lidé, zejména na exponovaných rozhodovacích postech, dostanou e-mail, který na první pohled vykazuje nedostatky a prohřešky vůči zažitým standardům, jeho čtením se většinou neobtěžují.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT: Jaká používáte hesla? Podle průzkumu Češi kybernetické hrozby spíše podceňují

Takový e-mail může v krajním případě dokonce naštvat klíčového zákazníka či partnera firmy a ohrozit tak kýženou spolupráci. Je proto dobré držet se několika zásad, které připomíná Jana Čadinová z počítačové školy Gopas.

1. Předmět zprávy je důležitý

Správně formulovaný předmět zprávy je stručný, výstižný a konkrétní. Informuje příjemce o obsahu a ten se podle něj může rozhodnout, zda zareagovat hned, nebo svoji odpověď odložit na později. Předmět zprávy pomáhá příjemci ji správně zařadit nebo ji v záplavě ostatních e-mailů později vyhledat.

Pokud jde o nabídkový e-mail, měl by titulek motivovat k otevření a přečtení zprávy.

2. Význam slepé a otevřené kopie

Pokud posíláte zprávu více příjemcům, kteří se vzájemně neznají, je slušné neodhalovat jejich adresu před všemi dalšími adresáty – například pokud jde o pozvánku na akci.

Jinak tomu je v případě, že píšete kolegům, se kterými spolupracujete na nějakém projektu: zde je žádoucí dát adresy do otevřené kopie, aby bylo možné zapojení všech do následné komunikace. Vhodné a zdvořilé je držet v komunikaci všechny, kteří se na řešení daného problému podílejí.

3. Pracovní e-mail je vizitkou – vás i firmy

Stejně jako v osobním kontaktu se můžete shodit nevhodným chováním nebo i oblečením, v e-mailu vás mohou diskreditovat pravopisné chyby.

Pokud pošlete zprávu plnou překlepů, v adresátech to může vyvolat dojem, že si jich nevážíte. Proto je nutné si po sobě to, co píšete, vždy přečíst.

4. Pozor na přílohy

Mezi další nepsaná pravidla patří to, že by e-mail neměl obsahovat zbytečně moc příloh, pokud to není nezbytně nutné.

Jako rozumné maximum se většinou doporučuje připojit dva až tři soubory. I když s rozšířením cloudových aplikací by se mohlo zdát, že není třeba řešit velikost e-mailových příloh, není tomu tak. Takže pokud posíláte fotografie nebo jinou grafiku pro ilustraci, přizpůsobte velikost souborů – k náhledu stačí v řádu desítek kB.

Opravdu velké soubory raději sdílejte pomocí služeb k tomu určených.

PŘEČTĚTE SI TAKÉ: Vymysleli levitující pero. Zdolat gravitaci bylo podle nich snazší než se zbavit nálepky experimentu

5. Další nepsaná pravidla

Stejně jako v přímém kontaktu, i v e-mailové komunikaci existuje řada dalších pravidel, jejichž dodržování se předpokládá.

Hodně se diskutuje o tom, zda posílat e-maily v pozdních večerních a nočních hodinách. Ještě před pár lety to bylo jedno, mail jste si přečetli ráno. Ale v současné době, kdy většina lidí sleduje příchozí maily mimo pracoviště na mobilu, to může být obtěžující.

Diskutabilní je i doba, za kterou je slušné na mail reagovat – většinou se dodržuje reakce do 24, nejpozději 48 hodin.

Ecce homo

Především nezapomínejte, že komunikujete s člověkem. S e-maily je to jako v jakémkoli jiném společenském kontaktu: pokud někomu neodpovídáte na e-maily, budíte dojem, že ho přehlížíte a nevážíte si ho. Není dobré psát maily ve spěchu nebo v hněvu, v rozrušení pak často uteče vyjádření, které už potom nejde vzít zpátky.

Také pozor na psaní pouze velkými písmeny – ta v e-mailové komunikaci nahrazují zvýšený tón hlasu; podobnou funkci má červená barva písma.

A i když spěcháte, neměli byste ani v e-mailech zapomínat na oslovení a rozloučení.